Reguła 80/20, czyli jak efektywnie pracować i uczyć się

Miarą naszej pracy są przede wszystkim jej efekty. W większości wypadków nikogo nie interesuje, ile pracy włożyliśmy w wykonanie zadania, wykonanie projektu lub nauczenie się materiału. Liczą się efekty. Jak osiągać dobre efekty przy mniejszym nakładzie pracy?

Po efektach go poznacie

Ile razy zdarzyło się Ci się być rozczarowanym, że pomimo włożenia w coś pracy i serca, nikt tego nie docenił. Nikt nawet nie zapytał, ile wysiłku kosztowało Cię wykonanie zlecenia, przygotowanie projektu, nauczenie się materiału? W pamięci wszystkich zostaje tylko efekt. Jeżeli efekt nie będzie zadowalający, mało kto poklepie nas po plecach i powie trudno, nie udało się, ale ważne, że ciężko pracowałeś.

A może przypominasz sobie sytuację odwrotną? Zrobiłeś coś w ostatniej chwili, bez większego wysiłku. A potem? Zaskoczenie. Efekt Twojej pracy został doceniony, a Ty zebrałeś laury za ciężką pracę, której przecież nie wykonałeś.

Co łączy te dwie sytuacje?

Niewspółmierność pracy i jej efektu. Choć osiągnięty został podobny efekt, w pierwszym wypadku wymagał on sporo pracy i czasu. W drugim wypadku, nakład pracy był znacznie mniejszy, a rezultat równie zadowalający.

Czy to oznacza, że nie warto pracować? Że nie opłaca się angażować?

Nie! Powyższe przykłady są jedynie modelowe. Osiągnięcie dobrego efektu w drugim z nich mogło być dziełem przypadku. Nie zawsze minimalny nakład pracy przynosi dobre efekty. Przykłady te pokazują jednak, że naszym priorytetem powinien być efekt jaki chcemy osiągnąć. Praca jaką wykonamy i droga do osiągnięcia celu zwykle są naszą indywidualną sprawą. Nikogo one nie interesują. Ocenieni zostaniemy jedynie na podstawie efektów naszej pracy.

Jak efektywnie pracować i uczyć się?

Kiedyś usłyszałem o regule 80/20, która miała być magicznym remedium na brak efektywności pracy. Osoba, która mi ją przedstawiła nie znała żadnych badań na jej temat, nie powiedziała mi nawet kto ją wymyślił. Usłyszałem jedynie tyle: 80% efektu zależy od 20% pracy, a pozostałe 80% pracy wpływa tylko na 20% efektu. Teraz wiem, że przedstawiono mi wówczas zasadę Pareto.

Czy reguła 80/20 rzeczywiście jest dobrym sposobem na zwiększenie efektywności naszej pracy? Dlaczego nie 70/30, albo 75/25?

Liczby są tutaj nieistotne. W ilu wypadach jesteśmy w stanie dokładnie podzielić zakres naszej pracy na tak równe części, aby wydzielić z nich 20% lub 80%? Gorzej. Jeżeli nawet udałoby nam się to zrobić, to czy można rozsądnie oczekiwać, że np. przerobienie tylko 20%, albo nawet 30% materiału pozwoli nam zdać egzamin? A co, jeżeli pytania będą dotyczyły pozostałych 80% lub 70%? O pracy nawet nie wspomnę. Nikt rozsądny nie odda zadania wykonanego tylko w niewielkiej części, licząc na to, że zostanie dobrze ocenione.

Skoro nie liczby to co?

Podejście. W regule 80/20 nie chodzi o to, aby wykonać tylko część projektu, przerobić tylko część materiału. Reguła ta pozwala zrozumieć, że dla osiągnięcia dobrego efektu nie zawsze musimy dawać z siebie 100%.

Dlaczego? Przeanalizuj ostatnio wykonane zadanie, ostatni egzamin lub projekt. Jeżeli włożyłeś w niego sporo pracy, to zastanów się teraz, ile z tej pracy tak naprawdę było potrzebne, aby osiągnąć taki sam, lub przynajmniej porównywalny efekt. Mniej niż włożyłeś? Pomyśl teraz o tym, na co mógłbyś wykorzystać czas i energię, które tak naprawdę niczego nie wniosły.

Jak zastosować regułę 80/20 w praktyce?

Na pewno nie dzielić pracy na 10 części i wykonywać jedynie dwóch z nich. To droga donikąd. Warto natomiast dzielić pracę w zupełnie inny sposób. Według ważności zadań do wykonania (np. materiału do przerobienia).

Zwykle efekt wspiera się na kilku fundamentach, bez których wszystko runie. Cała reszta to jedynie dodatki, które nie wpływają na to, czy efekt osiągniemy, czy nie. Zwiększanie efektywności pracy polega na minimalizowaniu jej nakładu, przy jednoczesnym nieodbieganiu do końcowego efektu. Jak sprawić, by nasza praca była bardziej efektywna?

Warto zacząć ją od rzeczy fundamentalnych i na nich skupić największą uwagę. Brzmi banalnie? Być może, ale wielu z nas o tym zapomina. Skupiamy uwagę i marnujemy czas na wykonywanie elementów, które tak naprawdę są nieistotne. Zaczynamy przygotowanie tortu urodzinowego od wielogodzinnych poszukiwań najładniejszych świeczek, albo malowanie pokoju od tournée po wszystkich sklepach z farbami, aby ostatecznie przekonać się, że ich asortyment jest identyczny. Taka praca nie jest efektywna, a my marnujemy naszą energię i czas.

A jeżeli jestem perfekcjonistą i wszystko robię na 100%?

Ja też jestem perfekcjonistą i też chciałbym wszystko robić na 100%. Czasami nawet na 200%. Niestety, mało w życiu jest takich zadań, które można zamknąć w określonej liczbie i wskazać, kiedy są wykonane w 100%. Zwykle zadania są na tyle otwarte, że sami musimy sobie wyznaczyć gdzie jest 50%, 70%, a gdzie 100%.

Perfekcjonizm polega na wykonywaniu 100% naszych racjonalnych, prowadzących do celu założeń, nie natomiast na wykonywaniu zbędnej pracy. Zawsze konieczne jest wyznaczenie sobie końcowego efektu, do którego zmierzamy. Efektu, który jest realny do osiągnięcia. Bez zbędnych upiększeń. Efektu, z którego będziemy zadowoleni my i ten, kto będzie go oceniał. A potem?

Wyznaczyć rozsądną drogę do jego osiągnięcia. Zaplanować i wykonać założenia w 100%. Ważne przy tym jest jednak to, aby planując pracę, szczególny nacisk położyć na jej fundamentalne elementy. Elementy, które zadecydują o tych modelowych 80% efektu. Nawet jeżeli 80% to dla Ciebie wynik niezadowalający, na jego osiągniecie należy położyć szczególny nacisk. Najpierw zbudować stabilny fundament, a dopiero potem szlifować szczegóły, które stanowią pozostałe 20%.

Każdy, także perfekcjonista, powinien starać się maksymalizować efektywność pracy. Dostosowywać pracę do efektu, który zamierza osiągnąć i najwięcej uwagi skupiać na elementach najważniejszych. Jeżeli chcemy zbudować bezpieczny i trwały dom, nie zaczynajmy od wybierania koloru zasłon.

Reguła 80/20, czyli jak efektywnie pracować i uczyć się
5 (100%) 2 vote[s]

Nie bądź żyła! Skomentuj ;)

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *